Quadre de classificació documental

El Quadre de Classificació és el fonament del Sistema de Gestió Documental, juntament amb el calendari de conservació i eliminació i el catàleg de tipologies documentals.

Les classificacions i els codis s’utilitzen en totes les aplicacions de l’organització per a classificar els expedients i documents que generen. El gestor documental manté la mateixa estructura de directoris que el Quadre de Classificació.

Els documents i expedients generats i rebuts per la Diputació de Tarragona es gestionen segons la classificació que tenen assignada.

Estructura

L’estructura del Quadre de Classificació és funcional, per tant, no es tracta d’una divisió dels expedients segons els departaments o les unitats orgàniques sinó que les agrupacions dels documents estarà en consonància a la seva funció.

L’estructura del Quadre de Classificació és jeràrquica i correspon als següents nivells: categoria, classes, subclasses, divisions i subdivisions.

La categoria fa referència al tipus de funció. Existeixen funcions principals comunes a tota organització i funcions principals específiques de la Diputació de Tarragona. Les funcions comunes tenen la categoria de gestió i les funcions específiques tenen la categoria d’explotació.

Les classes són el primer nivell del Quadre de Classificació i reflecteixen les funcions principals de l’organització.

Les subclasses són el segon nivell  del Quadre de Classificació i corresponen a les subfuncions o funcions específiques.

Les divisions poden anar del tercer al sisè nivell del Quadre de Classificació i corresponen a les activitats concretes. En aquesta versió del Quadre de Classificació només existeixen 2 nivells de divisions, corresponent al tercer i quart nivell del quadre. La sèrie documental que assignem a un expedient o document pot situar-se en qualsevol nivell, la majoria de vegades es troba a les divisions i en algun cas a les subclasses.

Les subdivisions són un nivell auxiliar que permeten identificar els documents i expedients segons uns criteris específics i particulars. Els tipus de subdivisions són uniformes, específiques i nominals. Les subdivisions uniformes es poden donar a qualsevol entrada del Quadre de Classificació i permeten subdividir per tipologia de documents. Les subdivisions específiques són pròpies d’una o més sèries documentals. S’aplica a la divisió de la qual depenen i a les divisions relacionades jeràrquicament. Les subdivisions nominals permeten identificar un expedient o document amb nom propi, per exemple, de lloc, persona, organisme, etc.

Al Quadre de Classificació de la Diputació de Tarragona les subdivisions nominals estan formades per la Diputació i els seus organismes autònoms, els departaments, els centres de treball i les comissions informatives.

Codificació

Per facilitar la identificació i l’agrupació dels documents assignem uns codis corresponents a cada categoria, classe, subclasse, divisió i subdivisió del Quadre de Classificació corporatiu.

La codificació de les categories és (G) per a les funcions comunes a qualsevol organització (gestió) i (X) per les pròpies de la Diputació de Tarragona (explotació).

La codificació de les classes és correlativa dins de cada categoria. La codificació de les subclasses és correlativa dins de les classes. La codificació de les divisions és correlativa o segons els nivells dins les subclasses. La codificació de les subdivisions és un número correlatiu precedit per la lletra (U) en les uniformes, (E) en les específiques i (N) en les nominals. Les específiques segueixen la seva pròpia numeració per cada divisió. En cas de codificar més d’una subdivisió seguirem el següent ordre (N+E+U).